Внедрение новой системы - это особый вид деятельности, в котором могут быть задействованы многие работники организации, могут потребоваться значительные затраты ресурсов, могут быть значительные потери из-за медленною внедрения или не внедрения. Поэтому этой деятельностью нужно управлять.
Я предлагаю следующий план внедрения системы управления:
− имеющийся оргпроект, предоставить, рассказать, описать тем самым все больше уверяя и заручаясь поддержкой высшего руководства в необходимости того или иного нововведения;
− после того как зарекомендовали свой проект и заручились поддержкой руководства, надо найти достойных лидеров на производстве, именно они будут проталкивать наш проект (ими можно манипулировать);
− массовое вовлечение всех сотрудников, в поставленную перед нами задачу, и убеждении их что «это лучше!»;
− следить за процессом внедрения и корректировать его, своевременно выделяя источники сопротивления и ошибки;
− действовать в соответствии с имеющимся планом внедрения, не отступать от него ни на шаг;
− при необходимости модифицировать нововведение, устранять недочеты на месте;
− обязательная оценка результатов внедрения, с помощью показателей.
Для успешного внедрения системы управления процессом ТО−1 необходимо добиться поддержки высшего руководства. Для этого необходимо тщательно проработать проект совершенствования существующей системы управления процессом, выделить ее недостатки и обосновать преимущества введения новой системы как на конкретных цифрах ее экономического преимущества, так и с помощью показателей эффективности достижения поставленных целей. Также необходимо обосновать возможности реализации внедрения данной новой системы управления.
Важно привлечь на свою сторону неформальных лидеров, которые будут способствовать внедрению в сознание коллектива необходимости преобразований и их целесообразности. Для этого необходимо их заинтересовать теми выгодами, которые они получат в результате нововведений. А они в свою очередь тогда будут пропагандировать новую систему внутри своих неформальных коллективов, тем самым увеличивая число сторонников преобразований.
Необходимо также вовлекать персонал в преобразования путем снижения у них чувства неопределенности но поводу их будущего. Необходимо проводить обсуждение и уточнение концепции преобразования с включением в это рядовых членов; предоставить развёрнутый план действий по переводу системы из настоящего в будущее состояние; поэтапность, постепенность; каждый этап должен заканчиваться видимым улучшением, должен что-то давать всем членам организации.
Важным является выявления источников сопротивления преобразованиям и устранения их причин. Если это экономические причины, то необходимо дать экономическое обоснование эффективности внедрения новой системы. Если это организационные, то необходимо объяснить необходимость этих изменений для достижения общих положительных результатов. Если это личностные, психологические, то необходимо проводить пропаганду изменений внутри коллектива с привлечением инициаторов преобразований (неформальных лидеров), помощь которых невозможно переоценить. Если это социально-политические, то необходимо обосновать необходимость отказа от одних ценностей и традиций и гарантировать другие. В тоже время необходимо выявить оппозицию и решительно бороться с нем.
Важной частью внедрения новой системы управления является повсеместная пропаганда достоинств нововведений «снизу» и до «верхов».
Необходимо убеждать персонал в отсталости того, что необходимо изменить, указывая на минусы существующей системы и на плюсы внедрения новой.
Необходимо иметь действенную систему мотивации сотрудников, а так же гарантировать занятость всем сторонникам и избавляться от тех, кто мешает.
Необходимо иметь план-график переходного процесса, т.е. как и с какой скоростью необходимо заменять оборудование, вводить новые должности, изменять функциональные обязанности персонала, вводить документацию, изменять организационную структуру. При этом необходимо наладить жесткий контроль за процессом внедрения.